Prévention de la fraude

October 6, 2020 Natalie Russo

Les petites entreprises ont souvent des moyens limités pour contrer la fraude. Pourtant, les petites entreprises font le plus de victimes; au chapitre de la fraude, elles affichent des pertes de revenues atteignant 3 milliards $ par année selon les associations de comptables au Canada.

Pour éviter d’être victime d'activités frauduleuses, les petites entreprises doivent prendre des mesures qui leur permettront de déceler et de prévenir les risques au sein de leur organisation.

 

9 Mesures de prévention de la fraude à l'interne

La fraude à l'interne est un acte perpétré de l'intérieur par un employé de l'entreprise. Il s'agit malheureusement du type de fraude le plus répandu. Voici quelques conseils qui vous aideront à mettre sur pied un programme de prévention de la fraude pour votre entreprise.

  1. Sachez à quels risques vous êtes exposé :
    Repérez les points faibles précis de votre entreprise afin de créer et de mettre en œuvre des mécanismes de prévention de la fraude à l'interne.
     
  2. Vérifiez les antécédents des employés : 
    Passez en revue leurs références ainsi que leurs antécédents professionnels et scolaires pour vérifier qu'on n'y mentionne pas de fraude ou d'activités illicites. Si le poste à pourvoir en est un de gestion des biens de l'entreprise, considérez une vérification de crédit, avec l'autorisation du candidat.
     
  3. Mettez les caisses sous surveillance et instaurez des contrôles : 
    Installez des caméras de sécurité pour surveiller ce qui se passe aux caisses et dans les zones d'entreposage des produits. L'approbation des dépenses doit toujours se faire en plusieurs étapes, où un directeur assure leur validité et un comptable s'occupe de faire les calculs. De plus, les fonctions clés ne devraient pas être assumées par un seul employé, puisque ce dernier pourrait plus facilement commettre une fraude et la dissimuler.
     
  4. Faites des vérifications à l'improviste : 
    Si vous n'avez pas de vérificateurs internes, demandez à vos comptables de vérifier périodiquement les fonctions spécifiques de votre entreprise où des fraudes peuvent avoir lieu. Le but de ces vérifications n'est pas tant de détecter les fraudes que d'avoir un effet dissuasif sur les employés, qui comprendront qu'une fraude passerait difficilement inaperçue.
     
  5. Maîtrisez vos opérations bancaires : 
    En tant que propriétaire de petite entreprise, assurez-vous d’examiner les relevés bancaires par mesure de prévention contre la falsification de chèques. Vérifiez qu'il n'y a pas de chèque manquant ou hors séquence, de bénéficiaire inconnu, de chèque qui semble altéré, de signature non autorisée ou d'autres éléments inhabituels. Faites chaque mois votre conciliation bancaire et songez à la possibilité d'employer des services bancaires en ligne si le volume et l'importance de vos transactions le justifient.
     
  6. Faites affaire avec vos fournisseurs autorisés seulement :
    C'est un bon moyen de se préserver de manœuvres comme la surfacturation et les fausses factures. Tout le personnel doit avoir accès à la liste des fournisseurs autorisés par la direction, et vous devez fréquemment comparer les factures reçues à cette liste. Surveillez les fournisseurs inconnus, ceux dont le nom peut être confondu avec un vendeur autorisé, ceux qui n'ont pas d'adresse municipale ou de numéro de téléphone, et toute ressemblance entre l'adresse d'un fournisseur et celle d'un employé.
     
  7. Dotez-vous d'une politique relative à la fraude et diffusez-la : 
    Indiquez à votre personnel les activités qui sont considérées comme de la fraude et les mécanismes qui sont mis en place pour la combattre. Dites-leur que l'entreprise a une politique de tolérance zéro à l'égard de la fraude. Les employés doivent savoir quoi faire et à qui s'adresser s'ils soupçonnent un cas de fraude. N'oubliez pas de mentionner les mesures que vous entendez prendre s'il s'avère qu'une fraude a été commise. Le simple fait de communiquer ces renseignements a souvent un effet dissuasif.
     
  8. Offrez un programme d'aide aux employés :
    Les fraudeurs à l'interne sont souvent des gens qui vivent une situation difficile et qui ne voient pas d'autre moyen de s'en sortir. Un programme d'aide aux employés permettrait de réduire ce risque. Les entreprises qui n'ont pas les moyens de se doter d'un programme formel peuvent observer une politique de porte ouverte où les employés qui ont besoin d'aide se sentiront à l'aise de parler avec un supérieur.
     
  9. En cas de fraude, réagissez :
    Bien sûr, on doit proportionner la punition au crime, mais il ne sert à rien d'adopter une politique contre la fraude si on est réticent à l'appliquer. Si vous choisissez d'ignorer de légers écarts ou de ne pas y donner suite, vous ouvrez la porte à des fautes plus graves. Selon l'importance de la fraude, vous pouvez opter pour une suspension, une rétrogradation, une réduction salariale, une période de surveillance, un congédiement ou une poursuite en justice.

 

Prévention des fraudes externes courantes

Les petites entreprises sont la cible de nombreuses escroqueries qui vont des commandes de fournitures de bureau inattendues jusqu'à la réception de fausses factures. Voici quelques conseils pour éviter de tomber dans ces pièges :

  1. Renouvellement du nom de domaine : 
    Méfiez-vous des communications non sollicitées avisant qu'il est temps de renouveler votre nom de domaine ou vous proposant un nouveau nom de domaine très semblable.
    • Le nom de domaine figurant dans ces avis doit correspondre exactement au nom de domaine existant. Surveillez les petits changements, comme l'emploi du suffixe « .org » au lieu de « .ca », ou l'omission de lettres dans l'adresse URL.
    • Assurez-vous que la communication vient bien de l'entreprise auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine.
    • Vérifiez la date d'expiration de votre nom de domaine dans vos dossiers pour voir si cela concorde avec l'avis reçu.
       
  2. Inscription dans un annuaire Pages Jaunes ou autre type de publicité non autorisée :
    La fraude consiste ici à solliciter la mise à jour d'un produit de publicité que vous auriez soi-disant acheté ou à vous offrir une inscription gratuite, alors qu'en réalité on vous fait commander une inscription qu'on vous facturera ultérieurement. Dans d'autres cas, elle peut se présenter sous la forme d'un bon de commande provenant de Groupe Pages Jaunes, alors qu'il n'en est rien. Pour plus d’information, cliquez ici.
     
  3. Fournitures de bureau : 
    Certaines petites entreprises reçoivent des factures pour des biens qu'ils n'ont jamais commandés. Il s'agit le plus souvent de produits qui doivent être renouvelés fréquemment comme le papier, le matériel d'impression et les produits d'entretien. Vous devriez toujours conserver un enregistrement de chacune des commandes effectuées et vous en servir pour vérifier chaque facture reçue. Il arrive aussi que l'entreprise se fasse proposer au téléphone une offre spéciale ou d'une durée limitée par quelqu'un qui se fait passer pour son « fournisseur habituel ». Les fournitures proposées sont habituellement trop chères et de mauvaise qualité. Tâchez de traiter directement avec vos personnes-ressources chez les fournisseurs ou composer le numéro habituel de votre fournisseur et savoir si c'est bien de lui que provient l'offre en question.
     
  4. Préparation du personnel de première ligne : 
    Les employés qui traitent les factures ou répondent au téléphone doivent bien connaître les divers types de fraude possibles puisque ce sont ceux eux qui servent le plus souvent de points de contact. Il faut toujours s'assurer qu'un bien ou service a été commandé et livré avant de payer une facture.
     
  5. Protection des renseignements sur l'entreprise : 
    Ne divulguez jamais d'information sur votre entreprise à des fins de publicité si vous ne savez pas comment ces renseignements seront utilisés ou si vous n'avez pas la certitude que vous vous adressez à votre fournisseur habituel.
     
  6. Confirmations par écrit :
    N'acceptez jamais les propositions qui vous sont faites au téléphone. Exigez que les offres vous soient transmises par écrit et n'accordez qu'à certaines personnes au sein de l'entreprise le pouvoir d'approuver les achats, à défaut de mettre en place un processus d'approbation à plusieurs niveaux.

 

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