Prévention des fraudes externes courantes

Seth Spriggs

Les petites entreprises sont la cible de nombreuses escroqueries qui vont des commandes de fournitures de bureau inattendues jusqu'à la réception de factures pour des services publicitaires non demandés. Voici quelques conseils pour éviter de tomber dans ces pièges.

 

Renouvellement du Nom de Domaine
Méfiez-vous des communications non sollicitées avisant qu'il est temps de renouveler votre nom de domaine ou vous proposant un nouveau nom de domaine très semblable. 
  • Le nom de domaine figurant dans ces avis doit correspondre exactement au nom de domaine existant. Surveillez les petits changements, comme l'emploi du suffixe « .org » au lieu de « .ca », ou l'omission de lettres dans l'adresse URL. 

  • Assurez-vous que la communication vient bien de l'entreprise auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine. 

  • Vérifiez la date d'expiration de votre nom de domaine dans vos dossiers pour voir si cela concorde avec l'avis reçu.

 

Inscription dans un Annuaire Pages Jaunes ou Autre Type de Publicité non Autorisée

La fraude consiste ici à solliciter la mise à jour d'un produit de publicité que vous auriez soi-disant acheté ou à vous offrir une inscription gratuite, alors qu'en réalité on vous fait commander une inscription qu'on vous facturera ultérieurement. Dans d'autres cas, elle peut se présenter sous la forme d'un bon de commande provenant de Pages Jaunes, alors qu'il n'en est rien.

 

Fournitures de Bureau

Certaines petites entreprises reçoivent des factures pour des biens qu'ils n'ont jamais commandés. Il s'agit le plus souvent de produits qui doivent être renouvelés fréquemment comme le papier, le matériel d'impression et les produits d'entretien. Vous devriez toujours conserver un enregistrement de chacune des commandes effectuées et vous en servir pour vérifier chaque facture reçue. Il arrive aussi que l'entreprise se fasse proposer au téléphone une offre spéciale ou d'une durée limitée par quelqu'un qui se fait passer pour son « fournisseur habituel ». Les fournitures proposées sont habituellement trop chères et de mauvaise qualité. Tâchez de traiter directement avec vos personnesressources chez les fournisseurs ou composer le numéro habituel de votre fournisseur et savoir si c'est bien de lui que provient l'offre en question.

 

Préparation du Personnel de Première Ligne

Les employés qui traitent les factures ou répondent au téléphone doivent bien connaître les divers types de fraude possibles puisque ce sont ceux eux qui servent le plus souvent de points de contact. Il faut toujours s'assurer qu'un bien ou service a été commandé et livré avant de payer une facture. 

 

Protection des Renseignements sur l'Entreprise

Ne divulguez jamais d'information sur votre entreprise à des fins de publicité si vous ne savez pas comment ces renseignements seront utilisés ou si vous n'avez pas la certitude que vous vous adressez à votre fournisseur habituel. 

 

Confirmations par Écrit

N'acceptez jamais les propositions qui vous sont faites au téléphone. Exigez que les offres vous soient transmises par écrit et n'accordez qu'à certaines personnes au sein de l'entreprise le pouvoir d'approuver les achats, à défaut de mettre en place un processus d'approbation à plusieurs niveaux.

 

Où vous adresser si vous soupçonnez une fraude? 

 

 

References: 

Does Canada Have a Problem with Occupational Fraud?”, Certified General Accountants Association of Canada, December 2011

Small Business Entrepreneurs: A Focus on Fraud Risk and Prevention,” American Journal of Economics and Business Administration, 2011

Preventing Fraud in the Workplace,” Cary Christian, Peak Small Business Center, 2003

The Little Black Book of Scams: Your Guide to Protection Against Fraud,” Competition Bureau, 2012

Preventing Small-Business Fraud,” Carole Matthews, Inc., 2002

How Companies of All Sizes Can Prevent Fraud,” David Mielach, BusinessNewsDaily, November 2012

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